Overhead

Financiën

Samenvattend overzicht begrotingswijzigingen

Toelichting op de begrotingswijzigingen

Besluitvorming jaarrekening 2020

Toelichting
In het Statenvoorstel bij de Jaarstukken 2020 zijn er dekkingsvoorstellen, bestemmingsvoorstellen en voorgestelde vrijvallen vanuit bestemmingsreserves opgenomen. Deze zijn in deze Voorjaarsrapportage verwerkt.

Saldo neutrale technische aanpassingen

Toelichting

Bij de begroting 2021 is het budget van €680.000 voor “Beleid is beter met data onderbouwd” onverhoopt aan het verkeerde beleidsdoel gekoppeld, te weten het meerjarendoel “Versterken en versnellen digitalisering” in programma 10 Overzicht overhead. Dit wordt middels deze bijstelling gecorrigeerd. Er vindt derhalve een budgetoverheveling plaats tussen 2 beleidsdoelen.

Toelichting

In het kader van het slimmer en effectiever inzetten van budgetten, wordt een besparing voorzien op de werving- en selectiekosten. We verwachten deze besparing te realiseren door op een gestructureerde wijze aan arbeidsmarkcommunicatie te doen, meer gebundeld inkopen van advertentieruimte, en de arbeidsmarktprofilering in samenwerking met het IPO op te pakken.

Qua techniek betekent dit dat:

• De decentrale werving- en selectiebudgetten van in totaal €489.000 vrijvallen. De aframing is per programma aangegeven in de voorgaande paragrafen.

• Door het centraliseren en bundelen van activiteiten, een centraal werving- en selectiebudget te vormen van in totaal €225.000
• Door het centraliseren er lagere toegerekende uren worden toegerekend aan programma Overzicht Overhead van € 182.000

De besparing van €264.000 geeft mede invulling aan de meerjarige besparingsopgave die voor het programma Overzicht Overhead is vastgesteld.

Toelichting
Deze begrotingswijziging is toegelicht bij 3.11 onderdeel Stelposten.

Toelichting

Als gevolg van een actualisatie en verfijning van de budgetten binnen het programma Overzicht Overhead is er per saldo sprake van een saldo neutrale bijstelling van de lasten en de baten van beide € 34.000.

Afwijkingen die niet bijgestuurd kunnen worden zonder goedkeuring PS

Toelichting

In 2021 zal sprake zijn van huurderving. In de begroting is jaarlijks € 3,9 miljoen opgenomen als huuropbrengsten en bijdrage in de servicekosten. De verwachting is dat dit in 2021 bijna € 1,6 miljoen lager zal zijn in verband met het vertrek van onze grootste huurder, ABN AMRO, waarmee een 4-tal etages beschikbaar zijn gekomen, die niet direct noch tegen dezelfde voorwaarden verhuurd kunnen worden in 2021. Vanwege de afgenomen vraag naar kantoorruimte ten gevolge van de COVID-19-pandemie en een herziening van de werkplekconcepten van de eigen organisatie, is het onzeker hoeveel leegstand er op korte termijn blijft bestaan / ontstaat in het Huis voor de Provincie.

Daarnaast is er in de begroting 2021 een bezuiniging opgenomen van € 300.000 door het vrijkomen voor de verhuur van één verdieping die de organisatie met het oog op het hybride werken zelf niet meer nodig zal hebben. Ook deze bezuiniging zal in 2021 niet worden gerealiseerd omdat én het hybride werken nog moet worden uitgewerkt én deze verdieping vooralsnog niet verhuurbaar is.
Team Facilitair pleegt actief acquisitie onder zittende en potentiële huurders om huurinkomsten te genereren.

Toelichting

Informatieveiligheid en Privacy zijn actuele en belangrijke thema’s, waarbij wij continu bewust dienen te zijn van onze weerbaarheid. Recent is de gemeente Utrecht nog gewezen op kwetsbaarheden en risco’s op dit terrein. Ook staat de situatie bij BIJ12 nog vers in het geheugen. Ook binnen de provincie hebben wij nog de nodige stappen te zetten om een hoger volwassenheidsniveau te bereiken en daarmee weerbaarder te zijn. De burgers, bedrijven, samenwerkingspartners, ons bestuur en onze medewerkers moeten kunnen vertrouwen op een zorgvuldige wijze van verwerking van persoonsgevoelige gegevens en bedrijfskritieke informatie.
Gezien het belang en de urgentie wordt een voorstel gedaan om voor 2021 een extra budget van €190.000 beschikbaar te stellen. Deze impuls stelt ons in staat om versneld onze kwetsbaarheden en risico’s op het terrein van informatieveiligheid en privacy aan te pakken.

De activiteiten hebben betrekking op;

• het treffen van organisatorische en technische maatregelen op gegevensverwerkingen met een hoge risicoclassificatie (vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van gegevens)
• activiteiten in het kader van (voortdurende) voorlichting en bewustwording organisatie breed alsook specifiek bij medewerkers die uit hoofde van hun functie persoonsgevoelige gegevens en of bedrijfskritieke gegevens verwerken
• opbouwen en onderhouden van kennis en kunde op het terrein van informatiebeveiliging en privacy.

Toelichting

In samenwerking met het IPO gaan alle provincies samen een energiekennisplatform opzetten. Dit zou in eerste instantie worden getrokken door de provincie Noord Holland. Gezien het belang dat wij hechten aan verduurzaming en ontwikkeling op dit terrein nemen wij dit traject over. Voor dit traject is een startbudget door het IPO beschikbaar gesteld van € 80.000. Na goedkeuring van het plan van aanpak is nog een budget van €170.000 beschikbaar vanuit het IPO.
Uitgaande van dit akkoord stellen wij voor om een inkomstenbudget van € 250.000 incidenteel voor 2021 in de begroting op te nemen en dit gelijktijdig als budget ter beschikking te stellen ten behoeve van het opzetten van dit kennisplatform.
Daarnaast hebben we met zeven provincies gezamenlijk een energiecontract. Ook daarvan nemen we het beheer over. Hiervoor worden aanloopkosten gemaakt die via een verdeelsleutel worden verrekend met andere aangesloten provincies. Op dit moment is nog niet bekend hoe hoog dat zal zijn. Hiervoor zullen we in de Zomernota een voorstel doen.

Toelichting

Het verstrekken van subsidies is een belangrijke activiteit van onze organisatie om maatschappelijke opgaven te realiseren. Het aantal regelingen en aanvragen/beschikkingen is de afgelopen jaren sterk gegroeid en de processen worden momenteel gedigitaliseerd. De huidige praktijk is echter dat het subsidieproces arbeidsintensief is, kwetsbaar vanwege verschillende uitvoeringsregelingen en de werkdruk hoog ligt. Kortweg het is alle hens aan dek om het werk doorgang te laten vinden.

Gezien het aantal toegenomen regelingen en aanvragen/beschikkingen, onder meer in het kader van coronasteunmaatregelen, is het subsidieloket niet in staat om alle subsidieaanvragen tijdig af te handelen noch de termijnen te halen. Dit heeft gevolgen voor subsidieaanvragers en het moment waarop zij hun activiteiten kunnen starten.

Om voor het lopende jaar te kunnen waarborgen dat alle subsidieaanvragen tijdig worden afgewikkeld mits tijdig ingediend, is tijdelijke versterking van het subsidieloket noodzakelijk.
Statenvoorstellen met financiële consequenties

Toelichting
 Sinds jaren publiceert de provincie een maandelijkse pagina in de huis- aan-huiskranten in de provincie Utrecht. Om aan de Europese aanbestedingsregels te blijven voldoen heeft in 2020 een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden voor de inkoop van media, waar de publicatie van deze pagina onder valt. De aanbesteding heeft geleid tot gunning aan Auke Smits uit Den Haag. Provinciedekkend verschijnen is een van de randvoorwaarden die vanuit de politiek is gesteld. Dit leidt ertoe dat bij andere kranten moet worden ingekocht. Daarnaast is door de Coronapandemie de bureaukorting verdwenen. Dit leidt tot hogere lasten. Daarnaast is gedurende de afgelopen jaren het verspreidingsgebied enkele malen uitgebreid. De meerkosten hiervan zijn steeds binnen de andere budgetten van communicatie opgevangen. Inmiddels is het verschil tussen het beschikbare budget voor de pagina en de werkelijke kosten opgelopen tot € 110.000. Dit kan niet meer worden opgevangen binnen het budget van Communicatie. Voor 2021 wordt daarom een beroep gedaan op de algemene middelen voor €100.000. De resterende € 10.000 kan binnen de budgetten van communicatie worden opgevangen.

Bijstelling Meerjareninvesteringsplan (jaar 2021)
 

Onderstaand worden daarvoor diverse kredieten aangevraagd. Bij de meeste investeringen is er een verband met de Kadernota. Immers een aantal investeringen levert in latere jaren kapitaallasten op die niet zijn meegerekend in de begroting 2021-2024. In die gevallen dat dat aan de orde is, is dat in de toelichting aangegeven. Het accorderen van deze kredieten door vaststelling van deze Voorjaarsrapportage heeft dan ook direct gevolg dat de aanverwante voorstellen in de Kadernota dan ook moeten worden geaccordeerd.

Toelichting op bijstellingen

Vervangingsinvesteringen ICT-software

Subsidiesysteem

Het verstrekken van subsidies is een belangrijke activiteit van onze organisatie om maatschappelijke opgaven te realiseren. Het aantal regelingen en aanvragen/beschikkingen is de afgelopen jaren sterk gegroeid en vraagt om een solide technische ondersteuning.. Een professionaliserings- en optimaliseringsslag is onvermijdelijk om het proces inzichtelijk en toekomst bestendig te maken. De investering is op €750.000 begroot en deze leidt tot een jaarlijkse afschrijving van €150.000 gedurende vijf jaar. Deze kosten worden opgevangen binnen de beschikbare middelen van Bedrijfsvoering. Dit is dus een budgetneutraal voorstel dat wordt opgenomen in de begroting 2022.

Bestuurlijk Besluitvormingsproces

Het doel is het verder verbeteren en digitaliseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Op dit moment gebeurt dit proces via de bedrijfsvoering-applicatie IBABS. Met dit project wordt beoogd om een volledig digitaal, integraal en coherent proces te realiseren in de bestuurlijke besluitvorming, van steller tot en met besluitvorming door GS en archivering van genomen besluiten. De totale investering is op € 442.000 begroot en deze leiden tot een jaarlijkse afschrijving van € 88.400. Hiervoor is een voorstel opgenomen in de Kadernota 2022-2025.

Vervangingsinvesteringen ICT-hardware

Beeldschermen

Medewerkers hebben voor een thuiswerkplek een beeldscherm uit het provinciehuis in bruikleen, dit is in verband met het zoveel mogelijk thuiswerken door corona. In 2021 worden nieuwe beeldschermen aangeschaft om de lege werkplekken op de provinciehuis te voorzien van een beeldscherm. De totale investering is € 200.000 in 2021 en wordt in drie jaar afgeschreven. De kapitaallasten zijn dus vanaf 2022 per jaar € 66.667. Hiervoor is een voorstel in de Kadernota 2022 opgenomen. Dit voorstel staat los van een eventueel toekomstig voorstel over hybride werken. Eventuele wijzigingen in de ICT kosten die hierdoor worden veroorzaakt worden in het voorstel voor hybride werken meegenomen. De planning is dit voorstel eind van dit jaar voor te leggen.

Vervangingsinvesteringen Facilitair

Vrijval restkredieten binnenwand-, buitenwandopeningen, centrale elektronische voorzieningen en communicatie
De restkredieten in het kader van binnenwandopeningen, buitenwandopeningen, centrale elektronische voorzieningen en communicatie vallen vrij, aangezien de werkzaamheden zijn afgerond.

AV-middelen Statenzaal en commissiekamers

In de Statenvergadering van januari jl. is het voorstel geaccordeerd om te investeren in de vernieuwing van audiovisuele middelen van de Statenzaal, de commissiekamer en de inrichting van een extra commissiekamer met een mobiele installatie. Daartoe is een krediet gevraagd van €2,09 mln.
In het Statenvoorstel is aangegeven dat “vooralsnog” de dekking voor de benodigde middelen binnen de bestaande budgetten komt en dat bij de Kadernota “een geactualiseerd, meerjarig financieel perspectief geboden wordt waarin de uit dit investeringsvoorstel voorvloeiende structurele lasten worden betrokken”.
Gezien de andere bedrijfsinvesteringen die in verband met vervanging nodig zijn voor zowel vastgoed als ICT, is er geen ruimte om de afschrijvingen van deze investeringen te dekken binnen bestaand budget. Daarom is in de kadernota 2022 alsnog een voorstel gedaan voor structurele dekking van de kapitaallasten.

Verantwoorde thuiswerkplek

Vanwege corona werken wij al geruime tijd vanuit huis. Medewerkers worden waar nodig en mogelijk ondersteund door naast beeldschermen en toetsenborden, ook meubilair beschikbaar te stellen. Tot op heden gebeurt dit door het in bruikleen geven van meubilair vanuit het provinciehuis.

Het materiaal dat wordt uitgeleverd wordt eerst schoongemaakt en waar nodig gerepareerd en slijtgevoelige onderdelen worden vervangen. Dat is niet alleen duurzaam maar per saldo ook goedkoper. De kosten hiervan kunnen we dekken binnen onze bestaande budgetten.

Echter niet alle meubels zijn daarvoor geschikt en niet iedereen heeft ook ruimte voor een groot bureau. Tegelijkertijd weten we ook dat we na de corona-periode blijvend minder op kantoor werken en de reden om op kantoor te zijn ook anders zal worden. Meer gericht op samenwerking, innovatie en ontmoeting.

Tot op heden maken we optimaal gebruik van de mogelijkheden binnen de beschikbare middelen. Gezien de structurele vorm van een bepaalde mate van thuiswerken, hoort dat we als goed werkgever zorgdragen voor arbo-technische verantwoorde werkplekken thuis. Dat is overigens ook een wettelijke verplichting.

In de begroting 2021 is voor het jaar 2022 een krediet opgenomen van € 1,28 miljoen voor losse inventaris.
Om waar nodig en passend een verantwoorde thuiswerkplek te bieden aan onze medewerkers wordt voorgesteld om reeds uit dit bestaande krediet, €375.000 beschikbaar te stellen.

Modernisering van de begane grond en 1 ^e verdieping Huis voor de Provincie

Om het Huis voor de provincie aantrekkelijker te maken als centraal gelegen vestigings- en ontmoetingsplek is een inrichtingsontwerp uitgewerkt om de begane grond en eerste verdieping opnieuw in te richten en deze voorzieningen verder te verduurzamen. Hiervoor is in het MIP (meerjareninvesteringsprognose) een investering van € 1,4 miljoen opgenomen in 2022. Er is in de begroting 2021 al wel rekening gehouden met de kapitaallasten, maar het krediet is per abuis niet opgenomen in het MIP van de begroting 2021. Er is dus géén aanvullende dekking nodig van de kapitaallasten voor deze investering.